Emlak Ofisinde Broker ve Danışman Yetkileri Nasıl Ayrılır?

Emlak CRM’de broker ve danışman yetkilerini, her rolün hangi kaydı görebileceği, hangi işlemi yapabileceği ve hangi değişikliği onaylayacağı üzerinden ayırın. Danışmana günlük müşteri ve portföy işlerini yürütmesi için gereken erişimi verin. Broker veya ofis yöneticisi ekip takibini ve kayıt devrini yönetebilsin. Şirket ayarları ve kullanıcı rolleri ise bu işlerden sorumlu yönetici hesabında kalsın.

Örneğin bir danışman, alıcıyla yaptığı görüşmenin sonucunu kendi müşteri kaydına ekleyebilmeli. Fiyat değişikliği yetkisi ofis sahibindeyse danışman gerekçesini ve önerisini kayda girer, yetkili kişi değişikliği onaylar. Aynı şekilde broker ekip performansını izleyebilirken danışman kendi görev ve hedefleriyle çalışabilir. Bu ayrımı kurmak için aşağıdaki örnek matrisi ofisinizin iş akışına uyarlayabilirsiniz.

• Örnek broker ve danışman yetki matrisi
• Müşteri, portföy ve rapor erişimi
• Arveya’da kullanıcı rolleri nasıl kontrol edilir?
• Altı danışmanlı ofis örneği
• Sıkça sorulan sorular

EMLAK CRM KULLANICI ROLLERİ İÇİN ÖRNEK YETKİ MATRİSİ

Önce ofisin yaptığı işleri listeleyin. Ardından her iş için kayıt kapsamını, izin verilen işlemi ve karar sahibini yazın. Aşağıdaki tablo örnek bir ofis düzenidir. Arveya hesabınızda kullanabileceğiniz izinleri Rol Yönetimi ekranından teyit ederek matrisi uyarlayın.

Broker ve firma sahibi aynı kişiyse iki sorumluluk tek kişide birleşebilir. Yine de matriste ikisini ayrı sütunlarda tutmak, ileride bir ekip yöneticisi görevlendirdiğinizde hangi işlerin devredileceğini görmenizi sağlar.

MÜŞTERİ, PORTFÖY VE RAPOR ERİŞİMİ NASIL SINIRLANIR?

Danışman Hangi Müşteri Ve Portföy Kayıtlarını Görmeli?

Danışmanın sorumlu olduğu müşteriye ulaşması, görüşme notunu kaydetmesi ve sonraki adımı planlaması gerekir. Başka bir danışmanın kaydındaki iletişim bilgilerine erişim ise ortak çalışma, izinli vekâlet veya müşteri devri gibi belirli bir iş ihtiyacına bağlanabilir. Ortak portföylerde de ilanı müşteriye sunmak için gerekli bilgiler ile mülk sahibinin iletişim bilgileri için ayrı erişim ihtiyaçları tanımlayın.

Ortak Portföyde Görüntüleme Ve Düzenleme Ayrımı

Bir portföyü danışmanlara açık tutarken fiyatı, açıklamayı ve sorumlu kişiyi kimin değiştireceğini ayrıca belirleyin. Örneğin alıcı danışmanı gösterim talebi iletebilir, portföy sorumlusu uygun saatleri doğrular, broker ise fiyat revizyonunu değerlendirir. Aynı kaydı üç kişi kullansa bile her işlemin bir sahibi olur.

Portföy ofis içinde ortak çalışmaya açılmadan önce hangi alanların gerekli olduğunu belirleyin. Bir danışmanın alıcıya sunum yapabilmesi için bölge, fiyat aralığı, oda sayısı ve uygun gösterim zamanı yeterli olabilir. Mülk sahibini aramak veya sözleşme bilgilerini incelemek ayrı bir görevse bu erişimi o görevi yürüten kişiye verin. Ofis dışı paylaşım, kayıt dışa aktarımı ve toplu düzenleme gibi işlemleri de tek tek değerlendirin. Böylece bir işlemi onaylarken hangi verinin kimlere ulaşabileceğini hesaba katabilirsiniz.

Broker Hangi Raporları Görmeli?

Broker için geciken geri dönüşler, sorumlusu belirsiz talepler, gösterim durumu ve bekleyen teklifler, iş dağılımını düzenlemek için yeterli bir başlangıçtır. Danışman kendi açık işleri ve dönem hedefleri üzerinden ilerler. Ekip raporundan çıkan işleri sorumlu ve tarihle kapatmak için haftalık broker toplantısı örneğini kullanabilirsiniz.

ARVEYA’DA KULLANICI ROLLERİ NASIL KONTROL EDİLİR?

Arveya’nın şirket ayarlarında yer alan kullanıcı listesi rol ve durum bilgilerini gösterir. Rol Yönetimi bölümünde şirket rolleri ve bunlara bağlı yetkiler görüntülenir. Bu bölüme erişimi olan yönetici önce kullanıcı listesinde kişinin hangi role bağlı olduğunu kontrol eder, ardından o role tanımlı erişimlere bakar. Müşteri, portföy, görev ve teklif kayıtlarının birbirine nasıl bağlandığını Arveya Emlak CRM özellikleri sayfasında inceleyebilirsiniz.

1. Bir kayıt ve işlem seçin. Örneğin danışman, kendisine atanan talebe görüşme notu ekleyebilmeli.
2. Görünürlüğü kontrol edin. Yetkili test hesabıyla kendi kaydını, başka bir danışmanın kaydını ve varsa ortak portföyü ayrı ayrı kontrol edin.
3. Düzenlemeyi sınayın. Bir kaydın açılması ile sorumlu değiştirme, fiyat güncelleme ve ayarlara erişme farklı sonuçlar doğurur. Bunları test kaydında ayrı ayrı deneyin.
4. Broker hesabıyla karşılaştırın. Ekibin görevlerini görebildiğini ve ofisinizin broker rolüne verdiği işlemleri yapabildiğini doğrulayın.
5. Sonucu kaydedin. Rolü, beklenen işlemi, test sonucunu ve kontrol tarihini yazın. Yeni kullanıcı, görev değişikliği veya ekip devri olduğunda ilgili satırları tekrar kontrol edin.

Test için gerçek müşteri bilgisi içermeyen kayıtlar kullanın. Hem izin verilen işlemi hem erişimin kısıtlı olması gereken senaryoyu deneyin. Örneğin danışman kendi talebini düzenleyebilmeli, şirket rollerini değiştirme yetkisi bulunmuyorsa bu işlem hesabında kullanılamamalı. Bir rolün kapsamı değiştiğinde o role atanmış kullanıcıları da gözden geçirin.

Yetki Testi Sonucu Nasıl Kaydedilir?

Örneğin kontrol tablonuza “Danışman, kendi talebine görüşme notu ekler, başarılı” ve “Danışman, ekip ayarlarını açamaz, başarılı” şeklinde iki ayrı satır yazın. “Beklenen sonuç” ve “gözlenen sonuç” sütunlarını ayırırsanız bir erişim değişikliğinden sonra hangi davranışın değiştiğini daha kolay bulursunuz. Saha ekibi mobil çalışıyorsa ilgili işlemi kullanılan mobil görünümde de kontrol edin. Yetki dışı kalan bir ekran günlük işi aksatıyorsa önce gereken işlemi netleştirin. Sonra hangi rolün bu işi yapacağına veya işlemin kime devredileceğine karar verin.

ALTI DANIŞMANLI EMLAK OFİSİ İÇİN YETKİ ÖRNEĞİ

Örnek bir ofiste altı danışman ve bir broker, haftalık gösterimleri ve yeni talepleri ortak yürütüyor. Pazartesi günü iki alıcı aynı portföyü görmek istiyor. Alıcı danışmanları kendi müşterilerinin görüşme notunu kaydediyor. Portföy sorumlusu gösterim saatlerini teyit ediyor. Broker, çakışan saatleri ve bekleyen geri dönüşleri ekip planında görüyor. Fiyat önerisi gelirse önce portföy sorumlusu dayanakları topluyor, ardından broker öneriyi değerlendiriyor ve ofis kuralındaki yetkili kişi son kararı işliyor.

Danışmanlardan biri izin aldığında broker yalnızca açık işleri ve yakın tarihli geri dönüşleri vekile atıyor. Dönüşte vekâlet gerektiren kayıtlar yeniden kontrol ediliyor. Böylece müşteri, danışmanı değişse bile görüşmesini kaldığı yerden sürdürebiliyor. Vekâlet kararında hangi kaydın kime, hangi tarih aralığında ve hangi amaçla açıldığını yazmak geçici yetkileri takip etmeyi kolaylaştırır.

İki şubeli bir ofiste aynı yöntemi şube sınırı için de uygulayabilirsiniz. Örneğin her broker kendi şubesinin iş dağılımını izler, firma sahibi ise iki şubenin dönem sonuçlarına bakar. Şubeler ortak bir portföy üzerinde çalıştığında portföy sorumlusu ve alıcı danışmanı kayıtta ayrı belirtilir. Ortak çalışmaya hangi verilerin açılacağı ve teklifin kimin tarafından onaylanacağı başlangıçta yazılır. Şubeler arasında ilk işlem tamamlandığında hem işin hem erişimin beklenen şekilde yürüdüğünü gözden geçirin.

EMLAK CRM KULLANICI YETKİLERİ HAKKINDA SIKÇA SORULAN SORULAR

Danışman Tüm Ofisin Portföylerini Görebilir Mi?

Bu karar ofisin paylaşım politikasına ve CRM’de tanımlanan erişime bağlıdır. Ortak portföy bilgisini ekipçe kullanabilir, mülk sahibi iletişimi ve fiyat değişikliği gibi işlemleri sorumlu kişilere bırakabilirsiniz. Kullandığınız yapılandırmada bu ayrımı test edin.

Broker Ve Firma Sahibi Rolü Aynı Mı?

Ofisinizde aynı kişi iki işi üstlenebilir. Brokerın ekip işlerini ve performansı yönetmesi, firma sahibinin ise şirket ayarları ve kullanıcı erişimleri konusunda karar vermesi sık görülen bir görev dağılımıdır. CRM’de rol adları ve yetki kapsamı ofisin kurulumuna göre değerlendirilir.

Yeni Bir Danışman Başladığında İlk Hangi Erişimler Test Edilmeli?

Önce kendi müşteri ve portföy kaydına ulaşmasını, görüşme notu eklemesini ve görevini güncellemesini kontrol edin. Ardından başka danışmanın kayıtları, ekip raporu ve şirket ayarları için beklediğiniz erişim sınırlarını aynı hesapla deneyin.