Danışman başına ideal portföy sayısı kaç olmalı? Konut/arsa/ticari için aralıklar, devir hızı formülü, 90 gün kuralı ve CRM ile kapasite yönetimi.
HIZLI CEVAP (VAKTİ OLMAYANLAR İÇİN):
Sektör genelinde kabul gören danışman başına düşen ideal portföy sayısı, aktif ve yönetilebilir olmak kaydıyla 15 ile 20 adet bandındadır. Ancak asıl doğru soru şudur: "Kaç portföyümüz var?" değil, "Kaç portföyü satıyoruz ve ne kadar hızlı döndürüyoruz?" Devir hızı yüksekse 12 portföy bile rekor ciro getirir; devir hızı düşükse 50 portföy sadece kalabalıktır ve danışmanı yorar.
Gayrimenkul sektöründe danışmanların en sık düştüğü yanılgı, "İlan sayım artarsa telefonum daha çok çalar" düşüncesidir. Kulağa mantıklı gelse de pratikte çoğu zaman ters işler. Danışman başına düşen ideal portföy sayısı nedir sorusunun cevabı, aslında danışmanın pazarlama bütçesi, zaman yönetimi ve kullandığı teknolojiyle doğrudan ilişkilidir. Kontrolsüz büyüyen bir portföy; mal sahibi bilgilendirmesinin aksamasına, fiyat güncellemelerinin kaçmasına ve ilanın "bayatlamasına" neden olur. Bu karmaşık süreci yönetmek manuel yöntemlerle imkansızlaşırken, Emlak CRM ve otomasyon sistemleri kapasiteyi artırabilir. Verimlilik, romantik bir istek değil; düz bir matematiktir.
PORTFÖY SAYISI DEĞİL "KRAL METRİK": DEVİR HIZI
100 tane "ölü" portföyü olan danışman, aslında işsizdir ama çok meşgul görünür. Bir danışman 100 portföye "bakıyorsa", aslında hiçbirine bakmıyordur. Portföy yönetiminde odaklanılması gereken "Kral Metrik" sayı değil, devir hızıdır.
"Ali Bey" adında çok çalışkan bir arkadaşımız. Sistemde tam 47 aktif portföyü görünüyordu ama cirosu yerindeydi. Oturup bir analiz yapıldı; portföylerinin %60'ı 6 aydır aranmamış bile. "90 Gün Budaması" yaptık ve sayıyı 18'e düşürdük. İlginç olan şu; üzerindeki ölü yük kalkınca Ali Bey'in motivasyonu arttı ve takip eden ay cirosunu ikiye katladı. Bazen az, gerçekten çoktur.
Eğer bir danışman, portföyündeki mülkün sahibini son 15 günde hiç arayıp bilgilendirme yapmadıysa, o portföy artık o danışmanın değildir. İdeal olan, portföyün "raf ömrünü" kısa tutmaktır.
- Portföy Devir Hızı Formülü: (Dönemde Satılan Portföy Sayısı) ÷ (Ortalama Aktif Portföy Sayısı)
- Yorum: Genel konut pazarında yıllık 2 ve üzeri devir hızı iyi kabul edilir.
- İstisna: Lüks konut veya büyük arazilerde bu hızın düşmesi doğaldır, bir başarısızlık değildir.
GAYRİMENKUL TÜRÜNE GÖRE İDEAL PORTFÖY ARALIĞI
Aynı sayı, her mülk türünde aynı yükü bindirmez. Kiralık bir dairenin operasyonu ile sanayi arsasının teknik analizi bir değildir. Bu yüzden tek bir sayı söylemek yanıltıcı olur. Yönetilebilir portföy limiti, "aktif yönetim + pazarlama + mal sahibi iletişimi" denklemiyle kategorize edilmelidir.
Konu hakkında derinlemesine bir yönetim stratejisi geliştirmek ve türlere göre ayrımı görmek isterseniz emlak sektöründe portföy yönetimi başlıklı rehberimizi inceleyebilirsiniz.
| Gayrimenkul Türü | İdeal Aktif Sayı | Yönetim Notu |
|---|---|---|
| Kiralık Konut | 25 – 40 Adet | Operasyon yoğun, kapanış süresi hızlı. |
| Satılık Konut | 15 – 20 Adet | Duygusal süreç, kredi takibi ve pazarlama yükü var. |
| Ticari / Arsa | 5 – 12 Adet | Teknik müzakere, belediye süreçleri ve uzun döngü. |
Arsa yatırımı üzerine çalışan bir danışman, "Elimde 8 portföy var, az mı?" diye endişeleniyor. Detaylara bakınca; 2 tanesi hisseli tapu sorunu olan, kadastral yol olmayan yerlerdi. Bu iki sorunlu yer, diğer 6 temiz portföyden daha fazla vaktini alıyordu. Sayı azdı ama teknik yük çok ağırdı. Arsa tarafında sayıya değil, hukuki temizliğe bakmak gerekir.
HİZMET KALİTESİ VE ZAMAN BÜTÇESİ FORMÜLÜ
Portföy kapasitesi kişisel bir tercih değil, zamanın matematiğidir. Bir danışmanın haftalık çalışma saati bellidir. Ortalama 50 saatlik bir mesaide, ofis işleri ve toplantılar düşüldüğünde geriye "Net Satış Zamanı" kalır.
Formül: Maksimum Yönetilebilir Portföy
İşinizi Dijitale Taşıyın, Satışlarınızı Katlayın
Arveya CRM ile portföy yönetimi, ekip takibi ve müşteri ilişkileri artık çok daha kolay. 14 gün ücretsiz deneyin.
Maksimum Sayı = (Haftalık Net Satış Zamanı) ÷ (Portföy Başına Gereken Haftalık İlgi Süresi)
Örnek: Haftada 50 saat çalışan bir danışman, 12 saatini ofis işlerine harcıyorsa geriye 38 saati kalır. Satılık bir konut haftada ortalama 2 saat (görüşme, ilan güncelleme, sunum) ilgi istiyorsa:
38 ÷ 2 = 19 Portföy.
Bu örnek matematik, neden 15-20 bandının pratikte sık görüldüğünü gösterir. Bu limit aşıldığında hizmet kalitesi düşer. Danışmanların performansını sadece sayı ile değil, verimlilikle ölçmek gerekir. Bu konuda hangi metrikleri takip etmeniz gerektiğini portföy danışmanı performans metrikleri yazımızda detaylandırdık.
90 GÜN KURALI VE "ÖLÜ PORTFÖY" GERÇEĞİ
Portföyün piyasada bir raf ömrü vardır. Eğer bir portföy 90 günü devirdiyse ve hala aksiyon yoksa, o artık "aktif" değildir; sadece ekranı dolduran bir "ölü portföy"dür. Bu noktada disiplinli bir aksiyon planı uygulanmalıdır.
90 Gün Aksiyon Planı:
- 30. Gün: Fiyat ve rakip analizi kontrolü. İlan başlığı ve açıklaması güncellenir.
- 60. Gün: Yeni görsel/video çekimi yapılır. Hedefli reklam ve öne çıkarma bütçesi devreye girer.
- 90. Gün: Net karar anı. Ya ciddi bir fiyat revizesi yapılır ya da portföy mal sahibine iade edilir.
Hataların finansal sonuçlarını daha net görmek ve önlem almak için emlak ofislerinin ciro kaybetmesine neden olan hatalar konulu analizimize mutlaka göz atmanızı öneririm.
PORTFÖY KABUL CHECKLIST’İ (7 MADDE)
Bir portföyü sisteme dahil etmeden önce şu 7 maddeyi netleştirmiyorsanız, o portföy ileride size sadece yük olur. Aktif portföy sayısı artarken kalitenin düşmemesi için bu kontrol listesini uygulayın:
- Yetki Türü: Tek yetkili mi, yoksa açık portföy mü? (Öncelik tek yetkili olmalı).
- Fiyat Revize Şartı: "Satılmazsa 30 gün sonra fiyatı konuşuruz" maddesi var mı?
- Hukuki Kontrol: Tapu, imar, iskan ve şerh durumu incelendi mi?
- Pazarlama Materyali: Profesyonel fotoğraf ve video planı yapıldı mı?
- Bilgilendirme Periyodu: Mal sahibine haftalık mı, 15 günlük mü rapor verilecek?
- Alıcı Profili: Bu mülkü kim alır? (Yatırımcı mı, oturumcu mu?)
- Çıkış Kuralı: Hangi durumda (örneğin aşırı yüksek fiyat ısrarı) sözleşme feshedilecek?
CRM TEKNOLOJİSİ DANIŞMAN KAPASİTESİNİ NASIL ARTIRIR?
Eskiden "sarı defter" ile çalışan emlakçılar için 15 portföyü takip etmek bir hafıza testine dönüşürdü. Bugün ise Emlak CRM yazılımları, danışman kapasitesi limitlerini yukarı çekiyor.
CRM bir sihir değildir, ancak unutmayı ve dağınıklığı engeller. Kapasiteyi şu 3 noktada artırır:
- Hatırlatmalar: Mal sahibi bilgilendirmesi, sözleşme bitiş tarihi ve fiyat güncelleme alarmları.
- Eşleştirme: Alıcı taleplerini portföyle otomatik eşleştirip "kimi arayacağım?" sorusunu çözer.
- Standartlaştırma: Her portföy aynı kalite kontrolünden geçer.
Ofisinizde verimliliğinizi artıracak teknolojik çözümler hakkında detaylı bilgiye emlak CRM ile satış verimliliği yazımızdan ulaşabilirsiniz.
SIKÇA SORULAN SORULAR (SSS)
Bir emlak danışmanının en az kaç portföyü olmalı?
Sektöre yeni giren bir danışmanın iş akışını kavraması ve pazarda görünür olması için en az 8-10 doğru fiyatlı portföyü olması, başlangıç için idealdir.
İşinizi Dijitale Taşıyın, Satışlarınızı Katlayın
Arveya CRM ile portföy yönetimi, ekip takibi ve müşteri ilişkileri artık çok daha kolay. 14 gün ücretsiz deneyin.
Portföy sayısı arttıkça satış şansı artar mı?
Doğrudan artmaz. Niteliksiz ve yanlış fiyatlı 50 portföy yerine; doğru fiyatlı ve tek yetkili 15 portföy çok daha yüksek satış şansı ve ciro getirir.
Ticari gayrimenkulde neden sayı daha düşüktür?
Ticari satışlar uzun müzakere, teknik analiz, belediye kontrolü ve daha fazla evrak süreci içerir. 5-12 adet nitelikli ticari mülk, bir danışmanın zamanını tamamen doldurur.
Portföy yönetiminde CRM kullanmak şart mı?
Şart değil ama 15 portföyün üzerinde manuel takip hataya çok açıktır. CRM, hatırlatma ve raporlama özellikleriyle hizmet kalitesini standartlaştırır.
